KOMUNIKASI MENULIS SURAT

KOMUNIKASI MENULIS SURAT

A.    Pengertian Surat

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, surat berarti kertas sebagai data auketerangan sesuatu yang ditulis. Jadi surat adalah alat komunikasi tertulis yang disampaikan dari satupihak kepada pihak lain baik atas nama pribadi maupun atas nama organisasi atau perusahaan.

Menurut  PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL, Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

Menurut DJOKO PURWANTO, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis berasal dari salah satu pihak yang ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan pesan atau warta (Marjo, 1994:15), sedangkan menurut Achmad Muliadi (1983:9), surat adalah sarana komunikasi tertulis atau alat untuk mengadakan hubungan dengan orang lain yang menggunakan kertas dan tulisan sebagai medianya. Bratawidjaja (1995:5) menyebutkan surat sebagai salah satu sarana untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak kepada pihak lain. Informasi itu bisa berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan pemikiran, sanggahan, dan sebagainya.

Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga yang lainnya, (Nurdin. 2005:189). Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat.

Dari berbagai definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa surat adalah salah satu alat atau media tertulis untuk menyampaikan dan adanya hubungan antara pihak satu dengan pihak lainnya.

B.     Jenis-Jenis Surat

Dalam kehidupan sehari-hari, masyarakat mengenal berbagaimacam jenis surat. Secara garis besar, Bratawidjaja (1995:6-7) menyebut sebagai berikut

a.       Menurut isi dan asalnya, surat dibedakan atas tiga macam:

1)      Surat resmi atau dinas pemerintah,

2)      Surat niaga,

3)      Surat pribadi.

b.      Menurut maksud dan tujuannya, surat digolongkan atas:

1)      Surat pemberitahuan

2)      Surat keputusan

3)      Surat perintah

4)      Surat permintaan dan surat permohonan

5)      Surat peringatan

6)      Surat panggilan

7)      Surat penawaran

8)      Surat perjanjian

9)      Surat pesanan

10)  Surat laporan

11)  Surat pengantar

12)  Surat lamaran kerja, dan sebagainya

c.       Menurut wujudnya, surat dibedakan atas:

1)      Kartu pos

2)      Warkat pos

3)      Surat bersampul

4)      Telegram

5)      Teleks

6)      faksimil

d.      Menurut sasarannya, surat terbagi atas:

1)      Surat biasa

2)      Surat edaran

3)      Surat pengumuman

e.       Menurut jaminan dan keamanan isinya, surat digolongkan atas empat macam, yaitu:

1)      Surat sangat rahasia

2)      Surat rahasia

3)      Surat konfidesil (terbatas)

4)      Surat biasa

f.       Menurut urgensinya, surat dibedakan atas: biasa, penting, dan sangat rahasia

g.      Menurut cara penyampaiannya, surat digolongkan atas: biasa, kilat, dan kilat khusus

Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas beberapa jenis, yakni sebagai berikut:

1.           Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga, perkenalan, atau persahabatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua, famili, kepada kenalan, dan sebagainya.

2.           Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. Contohnya surat lamaran kerja, surat permohonan izin membangun, surat izin masuk kantor, surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih.

3.           Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan.

4.           Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan (Arifin, 1987:7). Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14), surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.

5.           Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah (Arifin, 1987:7). Menurut Sudarsa, dkk. (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.

Sebagai mana disebutkan di atas, ada berbagai macam jenis surat yang umum beredar di masyarakat. Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Surat-surat itu dapat dikelompokkan berdasarkan hal-hal berikut:

Ø  Berdasarkan Wujud Surat

1. Kartu Pos

Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya dijual di kantor pos.

2. Warkat Pos

Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas. Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas. Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.

3. Telegram

Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.

4. Surat Bersampul

Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.

Ø  Berdasarkan Pembuatan Surat

1. Surat Pribadi

Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga, surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.

2. Surat Resmi

Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya. Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat niaga, dan surat sosial.

Ø  Berdasarkan Pesan Surat

1. Surat Keluarga

Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua, saudara, dan teman.

2. Surat Setengah Resmi

Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.

3. Surat Sosial

Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran untuk kerja bakti.

4. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.

5. Surat Dinas

Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan, surat perintah, dan surat tugas.

6. Surat Pengantar

Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.

Ø  Berdasarkan Keamanan Pesan Surat

1. Surat Sangat Rahasia

Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan singkatan dari "Sangat Rahasia". Pada sampul kedua dituliskan kode SRS, yaitu singkatan dari "Sangat Rahasia Sekali" serta dibubuhi segel atau lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar) dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.

2. Surat Rahasia

Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul. Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari "Rahasia" atau "Rahasia Sekali" serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat dan surat dokumen suatu instansi.

3. Surat Konfidensial

Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan pangkat seseorang.

4. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat edaran dan surat undangan.

Ø  Berdasarkan Ruang Lingkup Surat

1. Memorandum/ Memo

Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.

2. Nota

Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.

3. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.

Ø  Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat

1. Pengumuman

Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya, pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.

2. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup yang lebih luas.

3. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang yang dituju.

Ø  Berdasarkan Penyelesaian Surat

1. Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.

2. Surat Segera

Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat kilat.

3. Surat Biasa

Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.

Ø  Berdasarkan Pengertian Umum

1. Surat Terbuka

Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau diedarkan secara terbuka.

2. Surat Tertutup

Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.

3. Surat Kaleng

Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.

C.    Pengertian Surat Dinas dan Jenisnya

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.

Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas. Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

Syarat sebuah surat dinas:

1.          Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,

2.          Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut :

1.      Surat Permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut.

a) Identitas pemohon.

b) Isi permohonan.

c) Tujuan dan alasan memohon.

d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2.      Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.

c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

3.      Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:

a) data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;

b) data pribadi pihak vang diterangkan;

c) isi keterangan;

d) keterangan tanggal berlakunya surat; dan

e) pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4.      Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.

Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

D.    Sistematika Surat Resmi atau Surat Dinas

Dalam sistematika penulisan surat resmi ada beberapa bagian, bagian surat tersebut terdiri atas:

a)    kepala surat

b)    tanggal

c)    nomor, lampiran, dan hal atau perihal

d)    alamat surat

e)    salam pembuka

f)     isi surat

g)    salam punutup

h)   pengirim surat

i)     tembusan

j)     inisial.

1.          Kepala surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas:

d)       nama instansi

e)        alamat lengkap

f)        nomor telepon

g)       nomor kotak pos

h)       alamat kawat

i)         lambang atau logo.

Nama instansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital kecuali kata tugas.

Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.

Contoh:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun

Jakarta 13220

Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1.      Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

2.      Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl, tetapi Jalan.

3.      Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat , yaitu Telepon, bukan Tilpun atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. atau Telp.

4.      Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.

5.      Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat.

6.      Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik.

Contoh:

 - Telepon: 489.655.8

-  Kotak Pos: 265.5

Seharusnya:

- Telepon 4896558

- Kotak Pos 2655

2.          Tanggal

Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun, seperti tanda titik, titik koma, titik dan garis hubung, selain itu, perlu diperhatikan hal berikut.

a)  Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau November, bukan Jan., Agt, atau Nov.

b)  Nama bulan hendaknya ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November,bukan Februari, Nopember.

c)  Contoh penulisan tanggal surat:

22 Maret 2003

3.          Nomor, Lampiran, dan Hal

Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, Nomor, Lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.

Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Dan Lamp, harus taat asas. Jika kata nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. Jika kata Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat.

Kata nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengirim surat. Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.

Penulisan nomor dan kode surat yang benar:

- Nomor:110/U/PPHBI/2003

- Nomor: 110/U/PPHBI/2003

Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi pula dengan angka. Misalnya:

- Nomor: 10.10.3.03.90 atau

- Nomor:10-10-3-03-90

Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis.

Kata lampiran atau lamp, diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.

Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan:

- Lampiran: satu berkas

- Lam: Satu berkas

Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.

Penulisan yang dianjurkan:

- Hal: Permohonan tenaga pengajar

- Hal: Penyeragaman bentuk surat

4.          Alamat surat

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal atau sebelum salam pembuka.

Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut:

a)         penulisan nama penerima harus cermat dan langkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama).

b)         Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.

c)         Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informati.

d)        Untuk menyatakan yang terhormat pada awal penerima surat cukup dituliskan Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. Tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai kata penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Apabila diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan asal.

e)         Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jika digunakan kata pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Ibu, Bapak, Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.

f)              Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu, Bapak, dan Sdr. tidak digunakan.

g)         Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.

h)         Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa tada titik atau titik dua pada akhir kata itu. Namun jalan atau gang, nomor, RT, dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Namun kota atau wilayah perlu nama propinsi, tidak di tulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf awal kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun, seperti tanda titik atau tanda hubung.

i)              Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.

Contoh penulisan alamat yang dianjurkan:

Yth. Bapak Sukoco

Kepala Biro Tata Usaha

Departemen A

Jalan Sarlintan Raya 17

Jakarta

5.          Penulisan Salam

Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1)salam pembuka dan (2)salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.

Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.

Salam pembuka yamg sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentutuan sebagai berikut:

a) Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan).

b) Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).

c) Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubukan tanda koma, bukan tanda titik, tanda seru, atau titik dua. (Dengan hormat,).

d) Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:

- Salam sejahtera,

- Saudara...,

- Saudara...yang terhormat,

- Ibu...yang terhormat,

- Bapak...yang terhormat,

Disamping itu, terdapat salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:

- Assalamuailaikum W.W.,

- Salam pramuka,

- Salam perjuangan,

- Merdeka,

Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat; Salam Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat.

Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah:

- Dengan hormat,

- Salam sejahtera,

- Saudara Tuti yang terhormat,

Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut:

1.    huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.

2.    Pada akhir salam penutup dibubukan tanda koma, bukan tanda titik atau tanda baca lain, atau tanpa tanda baca apa-apa.

3.    Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah :

- Hormat saya,

- Hormat kami,

- Wasalam,

6.          Isi Surat

Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan bagian penutup. Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberi tahukan. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.

Contoh:

a.       Kami ingin memberitahukan kepada saudara bahwa...

b.      Salah satu kegiatan proyek penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda. Sehubungan dengan itu...

c.       Pada tanggal 14-18 juli 1990 kami akan mengadakan penataran Kebahasaan Indonesia. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut.

d.      Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia. Pada tanggal 5-6 Novenber 1978, di Wisma Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta.

e.       Dalam sebuah media massa terbitan Jakarta, kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. Sehubungan dengan itu, kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu.

Di samping itu, paragraf pembuka berisi balasan (jawaban)seperti dalam contoh berikut:

a.    Pertanyaan Saudara yang terterah pada surat Saudara tanggal 10 Januari 1986, No. 05/Diklat/1/1/1986 akan kami jawab sebagai berikut.

b.    Surat anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.

c.    Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 1989, No. 29/H/PU/1989, bersama ini kami kirimkan seberkas surat perjanjian kerja.

Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

Contoh paragraf panutup:

a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

b. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.

c. Besar harapan kami, Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.

d. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.

7. Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut:

a.       Penulisan nama tidak perlu menggunakan huru kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama.

b.      Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.

c.       Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

Contoh: Drs. Doni Susanto,

Kepala Drs. Doni Susanto

NIP 130130130

8.          Tembusan Surat

Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital(Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digaris bawahi. Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan.

Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut:

a.         Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, diberi nomo urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, tidak diberi nomor.

b.        Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.

c.         Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.

d.        Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.

e.         Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.

Contoh: Tembusan:

Tembusan:

Kepala Bagian Perlengkapan            

1. Direktur Pemilihan Bahan

2. Kepala Bagian Perlengkapan

3. Dra. Sabaindah

9.          Inisial (Sandi)

Inisial(Sandi) di tempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan(kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.

Contoh: - HA/SS

HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni

SS singkatan nama pengetik: Sandi Susaty.